Описание и оптимизация бизнес-процессов компании

Внутреннее регулирование бизнес-процессов по управлению долгами: Ричард Карлсон Можно профессионально и идеально править каждый договор, поступающий в организацию, но вскоре станет понятно, что на это тратится много времени и часть правок переносится из одного договора в другой. Следующим шагом может быть создание типового договора или подготовка разъяснений для профильных подразделений: В итоге появится положение о договорной работе, которое урегулирует все спорные вопросы и опосредует бизнес-процесс договорной работы с большой степенью эффективности. Другой пример - постоянные звонки и консультации по телефону мешают сотруднику эффективно выполнять более приоритетную работу, однако жизненно необходимы для тех, кому понадобилась такая консультация. В нашем случае мы описываем общий бизнес-процесс управления дебиторской задолженностью, который включает в себя подпроцессы: Как мы видим, данные процессы нашли отражение в схеме глав и параграфов данной книги. Иначе говоря, это единство беспрерывных процессов исполнения целевых функций, возникающих в ходе осуществления деятельности, включая операционную, инвестиционную и финансовую.

Администрирование договоров

Бюджетирование — как футбол: По итогам года компания вошла в тройку крупнейших компаний России по объемам ввода жилья в эксплуатацию, увеличив за год объем сдачи жилья с тыс. Оборот компании в году вырос с 30 млрд. Имея значительные интеллектуальные ресурсы, строительные мощности и технику, проектные мастерские и эксплуатирующие организации, компания осуществляет полный цикл реализации проектов — от разработки идеи и создания архитектурной концепции, до возведения и сдачи с последующей эксплуатацией.

Основа всех проектов компании — создание комфортных условий для проживания в новых микрорайонах.

Бизнес-процесс: заключение договора с контрагентом. ¦для решения о заключении Д.:¦ ¦ Подготовка ¦Договора: ¦ ¦Поиск клиента. ¦ Решение ¦ проекта .

Рассмотрим принцип создания договоров и ведение реестра договоров с помощью модуля"Конструктор документов", интегрированного с и Бизнес-процессами на примере этого простого шаблона. Для запуска бизнес-процесса необходим минимум информации: Созданный файл помещается в типовую библиотеку документов, в которой доступны все стандартные действия: Вместе с этим, созданный документ помещается в общий журнал документов модуля.

В журнале можно скачать документ, перейти к документу, перейти к компании или сделке. Дополнительно, созданный документ фиксируется в поле"Файлы" как Сделки, так и Компании. Данный механизм позволяет быстро получить доступ ко всем файлам, привязанной к конкретной сделке и всей компании целиком. Ссылки обеспечивают переход в библиотеку документов. После всех процедур внутренних исправлений и согласований созданный документ можно отправить по электронной почте клиенту.

Список адресов формируется автоматически на основании контактных данных, связанных с компанией. Если ни в контактах, ни в карточке компании не будет указано ни одного - - будет доступен ручной ввод адреса получателя. В качестве обратного адреса используется адрес из настроек портала или адрес пользователя, если адрес не указан.

Факт отправки письма регистрируется в событиях сделки и компании с указанием адреса, темы, содержания и списка отправленных файлов.

Бизнес процесс продажи

Нельзя однозначно определить, с какой скоростью надо менять описание бизнес-процессов, поскольку это во многом зависит от конкретной ситуации в компании. Реинжиниринг требуется в тех случаях, когда на рынке произошли существенные изменения, например: Оптимизация бизнес-процессов нужна в совершенно других ситуациях, — когда поводов для серьезного беспокойства нет, но в деятельности компании существуют небольшие досадные накладки и недостатки:

что облегчает процесс подготовки договора. - После подготовки проекта договора, в соответствии с принятыми в организации бизнес-процессами.

Написана по мотивам наших автоматизаций - постарались обобщить знания в шаблонный процесс, который легко подправить под свои нужды. К публикации прикреплен пример регламента такого процесса. Статья написана для директоров и руководителей отделов продаж, которые пока не автоматизировано работают с договорами. Вот более реальные проблемы, при бардаке с договорами: Заключили договор не по шаблонному тексту Подписанный договор до сих пор у контрагента, а не у нас в архиве Согласование договора запнулось на каком-то шаге и про него забыли Менеджеры дергают руководителя по каждому шагу согласования И далее в этом ключе.

Заключение договора с клиентом — процесс, который есть в каждой компании и важно вывести его на автоматизм чтобы экономить время и не допускать ошибки в самом начале отношений с контрагентом. Согласование договора кажется максимально простым. Действительно, что там делать-то? Берете и скидываете клиенту подписанный скан, отправляете курьера или менеджера за оригиналом. Зачем тут заумные бизнес-процессы? Начинаются переписки, пересылки форм, правки.

Что обычно нам важно в согласовании договора. Во-первых, договор должен быть по той форме, которая у нас является типовой.

Электронное согласование документов в Битрикс24. Упрощаем бюрократические процедуры

Договорной Учет Модуль"Договорной учет" позволяет управлять процессом подготовки, согласования, заключения и исполнения договоров. Описание Функционал Состав Стоимость Услуги Система позволяет контролировать исполнение договорных обязательств, анализировать существующий портфель договоров. Предлагаемое решение реализует лучшие бизнес-процессы в области управления продажами, отношениями с деловыми партнерами и договорного учета, однако Заказчик имеет возможность настроить или доработать любой из модулей, для того чтобы были учтены особенности бизнес-процессов конкретного предприятия.

Существующий в крупной компании процесс заключения договоров затягивается до двух Объекты, используемые для описания бизнес- процесса.

Номер и дата выдача свидетельства о регистрации ИП — не является необходимым элементом договора. ИП может не иметь печати. Оговорка не должна быть дискриминационной. Подписи на договорах Подписывайте договор в присутствии всех подписантов Не позволяйте одним людям расписываться за других Подписывайте все страницы договора даже если это не предусмотрено его текстом Не подписывайте пустые листы и страницы договора, в которых ваши подписи оформлены на отдельном листе.

Либо меняйте шрифт, интервалы, сшейте договор и др. Ничто не вселяет доверие как реальный документ. Не доверяйте копиям документов о полномочиях. Наличие печати и приказа на директора не означает, что он действующий руководитель Проверяйте устав на предмет наличия у руководителя сейчас их может быть несколько полномочия на подписания подобного рода документов, сопоставляйте с ЕГРЮЛ и смотрите устав организации.

Рекомендации по составлению договоров Сроки указывайте таким образом, чтобы события или действия лиц с которыми они связаны можно было достоверно установить, что они наступили Счета не обязательны, можно платить прямо по договору Соблюдайте паритет — не позволяйте одной из сторон иметь только права, а другой обязанности. Вносите в договор по возможности равноправные формулировки — по срокам, ответственности и др. Составляйте протокол разногласий, если получили договор в той редакции, в которой не согласовывали.

Неустойку напротив суд часто уменьшает.

Шаблоны бизнес-процессов

Однозначного ответа на вопрос: Ответ сильно зависит от конкретной ситуации в Компании. Реинжиниринг нужен в тех случаях, когда на рынке произошли существенные изменения. Оптимизация или улучшение бизнес-процессов нужно совершенно в других ситуациях.

Бизнес-процесс подготовки коммерческих предложений. 5. Бизнес-процесс подготовки и заключения договора. 6. Прочее». Исполнителем процесса.

Рассмотрим, что происходит на каждом из этапов согласно внутреннему регламенту компании. Регламент работы отдела продаж 1 этап: Если он этого не сделал, то руководителю отдела продаж отправляется уведомление о том, что новая заявка не обрабатывается менеджером. Менеджер должен определить — действительно ли данный контакт является потенциальным покупателем.

Если интерес у лида не выявлен возможно, это был спам или по какой-то другой причине лид является не качественным , то менеджер бракует лид и процесс его обработки завершается. Если лид является потенциальным покупателем, то менеджер принимает заявку в работу и процесс переходит на этап выставления коммерческого предложения. Если по истечению 30 минут от момента принятия лида в работу заявка так и осталась на данном этапе, то отправляется уведомление руководителю отдела продаж.

Если руководитель отдела продаж отклоняет КП, то менеджер должен внести правки, которые указал руководитель. После внесения правок менеджер снова отправляет КП на согласование. Через 3 дня после отправки КП, менеджер должен перезвонить клиенту и уточнить его решение по коммерческому предложению.

Бизнес-процесс продажи

Предмет контракта Продавец продал, а Покупатель купил товары: Общие условия продажи 2. Качество товаров должно соответствовать условиям завода-изготовителя и подтверждаться сертификатом о качестве товаров, выданным заводом-изготовителем, или гарантийным письмом Продавца.

Бизнес-процесс – совокупность разнородных видов деятельности . Для подготовки договора и смет Менеджер уточняет у Заказчика следующие.

Услуги и решения Услуги и решения Автоматизация бизнес-процессов — необходимость, которую рано или поздно осознает каждая организация. Но когда работа на предприятии уже налажена и существует определенная инертность документооборота, сложнее собраться и автоматизировать устоявшиеся уже бизнес-процессы. В этом случае возрастающая информационная нагрузка рано или поздно приведет к возникновению проблем в области бухгалтерского учета, экономического анализа и контроля за исполнением приказов и поручений руководства.

Рано или поздно это оборачивается для компании различного рода проблемами, в том числе и финансовыми. Чтобы таких ситуаций не возникало, эксперты рекомендуют устанавливать системы автоматизации бизнес-процессов на начальном этапе. Это необходимо воспринимать не как статью расхода, а как инвестицию в становление и развитие.

Наш опыт и наличие широкого выбора программного обеспечения позволяет нам разрабатывать и успешно внедрять программы автоматизации практически для любых бизнес-процессов, не ограничиваясь представленной выше классификацией. Процессы обслуживания запросов клиентов Автоматизация процессов на предприятии особенно необходима в такой сфере, как обслуживание клиентов. Обслуживание клиентов — это самый главный процесс, определяющий продолжительность существования компании на рынке и ее финансовую стабильность.

Автоматизация данной группы работ затрагивает следующие основные направления деятельности: Мы перечислили лишь основные моменты обработки запроса клиентов, которые, в общем и целом являются едиными для всех отраслей.

Бизнес-процесс"Подготовка и согласование договоров"

Бизнес-процессы объектов Автоматизация бизнес-процессов. Бизнес-процессы объекта Организации для повышения эффективности описывают и регламентируют свою деятельность. Например, могут быть описаны и регламентированы бизнес-процессы закупки, продажи, доставки товара клиенту, согласование договоров с клиентами и т. Модуль Процессы предназначен для автоматизации бизнес-процессов организации. Настроить произвольное количество карт маршрутов.

Бизнес-процессы: Процесс заключения договора с клиентом Менеджер самостоятельно занимается подготовкой документов.

Перед нами была поставлена задача автоматизировать работу с потенциальными клиентами в Битрикс Был предоставлен большой список компаний из сферы ЖКХ в виде файла . Эти компании должны проходить несколько этапов обработки: Требовалось написать бизнес-процесс, избавляющий менеджера от рутинных действий, связанных со сменой статуса обработки сущности объекта в , внесением событий в календарь и созданием напоминаний о предстоящих встречах или запланированных звонках.

Бизнес-процессы в Битрикс24 Что такое Битрикс24? Они задают четкую последовательность действий при обработке или распределении лидов, клиентов, файлов. С помощью бизнес-процессов Вы не потеряете ни одного входящего контакта, не забудете о назначенной встрече, сможете быстро согласовывать различные документы. Создание бизнес-процессов — задача творческая и очень интересная.

Пример процесса"Согласование договора"